Geschäftsreisen sind in den meisten Unternehmen ein erheblicher Kostenfaktor. Ansätze, die Ausgaben in diesem Bereich zu reduzieren, gehen meist nur in eine Richtung. Man entscheidet sich für kostengünstige Airlines, einfache Hotels oder die Streichung kompletter Reisen. Zudem sind die Einsparpotenziale in diesen Bereichen weitgehend ausgeschöpft. Vor dem Hintergrund, dass Geschäftsreisen in vielen Unternehmen der drittgrößte Kostenfaktor sind, ist es erstaunlich, dass Unternehmen nicht intensiver andere Einsparpotenziale in diesem Bereich erschließen. Unternehmen, die Transparenz in ihr Reisekostenbudget bringen, stellen fest, dass ein erheblicher Teil der Kosten auf administrative Tätigkeiten entfällt.
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Nach der Reise ist vor der Reisekostenabrechnung |
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Bei den administrativen Tätigkeiten steht die Reisekostenabrechnung in puncto Kosten- und Zeitintensität an erster Stelle. Die Reisedaten werden erfasst – und das zumeist gleich doppelt oder dreifach durch den Reisenden und die Sachbearbeitung. Die Verantwortlichen wiederum überblicken kaum Volumina und Kosten. Zu der verlorenen Arbeitszeit kommen noch die Kosten von Softwarepflege und Sicherstellen der steuerrechtlichen Aktualität. Erfolgt die Archivierung der Unterlagen in Papierform, entsteht im Falle einer Steuerprüfung enormer zusätzlicher Aufwand. Zusammengefasst also eine Menge Zeit, Geld und Produktivität, die hier verloren gehen.
Was hier fehlt, ist eine Lösung, die interne Prozesse vereinfacht, Ihre Mitarbeiter entlastet und das Budget des Unternehmens und der Abteilung schont.
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Bis zu 20% der gesamten Reisekosten entfallen auf administrative Tätigkeiten. Damit sind die Prozesskosten ein nicht zu vernachlässigender Kostenblock.
Quelle: Direkte Kosten VDR Analyse 2006, Prozesskostenanteil auf Basis von Kundenprojekten
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